Assistant achats / Procurement

Que peut faire un Spécialiste à distance du réseau Myspecialist pour votre demande de "Assistant achats / Procurement"?

Un Assistant achats / Procurement offshore intervient à distance pour prendre en charge les tâches administratives et opérationnelles liées aux achats et au suivi des fournisseurs. À partir des besoins, procédures et outils définis par l’entreprise, il prépare les demandes de prix, centralise les offres, met à jour les données fournisseurs, suit les commandes et délais de livraison et maintient les informations nécessaires au bon fonctionnement du processus achats.

Voici ce qu’un Assistant achats / Procurement offshore de MySpecialist est en mesure de prendre en charge :

• Préparation des demandes de prix : constitution et envoi des demandes de prix ou de devis aux fournisseurs identifiés sur la base des besoins, quantités, références et spécifications communiqués par l’entreprise.
• Collecte des offres fournisseurs : réception, classement et centralisation des devis, conditions commerciales, délais et autres informations communiquées par les fournisseurs.
• Préparation des comparatifs d’offres : structuration des prix, délais, quantités, conditions de paiement et autres critères définis afin de faciliter la comparaison et la décision par le responsable achats.
• Création et mise à jour des fournisseurs : encodage et actualisation des coordonnées, contacts, conditions, références et autres données fournisseurs dans les outils de l’entreprise.
• Préparation des bons de commande : création des commandes dans le système sur la base des demandes et validations communiquées par les personnes habilitées.
• Suivi des commandes : contrôle des commandes ouvertes, statuts, confirmations et dates prévues afin de maintenir une vision actualisée des achats en cours.
• Suivi des délais de livraison : identification des commandes arrivant à échéance ou en retard et relance écrite des fournisseurs selon les procédures définies.
• Contrôle des confirmations de commande : comparaison des références, quantités, prix et délais confirmés par le fournisseur avec les informations de la commande.
• Suivi des écarts : identification et documentation des différences de prix, quantité, référence, délai ou condition afin de les transmettre aux personnes responsables pour traitement.
• Suivi administratif des réceptions : rapprochement des informations disponibles concernant les commandes et livraisons et mise à jour des statuts dans les outils de suivi.
• Rapprochement documentaire : contrôle administratif de la cohérence entre bons de commande, confirmations, réceptions, factures et autres documents disponibles.
• Gestion des documents fournisseurs : classement des offres, contrats, tarifs, catalogues, fiches fournisseurs et autres documents nécessaires au suivi des achats.
• Mise à jour des tarifs et références : actualisation des prix, références articles, délais et conditions dans les bases de données ou fichiers utilisés par l’équipe achats.
• Reporting achats : préparation de tableaux de suivi portant sur les commandes ouvertes, délais, retards, écarts, dépenses et autres indicateurs définis par l’entreprise.

Selon l’organisation, les outils utilisés et le périmètre confié, l’Assistant achats / Procurement offshore peut également intervenir sur la recherche structurée de fournisseurs, la préparation d’appels d’offres, la mise à jour de catalogues, le suivi administratif des contrats et d’autres tâches liées au processus achats. La sélection finale des fournisseurs, la négociation engageant l’entreprise, la validation des commandes et les décisions stratégiques d’achat restent sous la responsabilité des personnes habilitées.